Tutorial: Cómo Usar Notas, Tareas y Documentos en ARIA CRM

En este tutorial, te enseñaremos a gestionar la sección de notas, la creación de tareas y la carga de documentos en ARIA CRM. Estas herramientas son esenciales para mantener un seguimiento claro de tus interacciones con los contactos y almacenar información clave como contratos y acuerdos.

1. ¿Por Qué Usar Notas en ARIA CRM?

Cuando conversamos con varios contactos a lo largo del día, es fácil olvidar el historial de las conversaciones. Para evitar perder detalles importantes, ARIA CRM te permite agregar notas dentro de la ficha de cada contacto. Esto asegura que siempre tendrás un registro de lo que se habló, qué acuerdos se hicieron y cualquier detalle relevante para futuras interacciones.

2. Cómo Crear y Editar Notas en ARIA CRM

Paso a Paso para Crear una Nota:

1. Accede a la Ficha del Contacto:

   • Dirígete a la sección de Contactos y selecciona el contacto con el que deseas trabajar.

2. Agregar una Nueva Nota:

   • En la parte superior derecha de la ficha del contacto, haz clic en el ícono del lápiz para acceder a la sección de notas.

     

   • Si tienes activos los agentes de llamada de Inteligencia Artificial, podrás ver la transcripción de las llamadas realizadas por el bot.

   • Si no tienes activados estos agentes, puedes crear una nota manualmente haciendo clic en Agregar o Add.

     

3. Escribir la Nota:

   • En la casilla de notas, escribe el comentario que desees guardar. Por ejemplo: "Este contacto está interesado en comprar".

     

4. Guardar la Nota:

   • Una vez que hayas escrito la nota, haz clic en Guardar.

Editar o Eliminar Notas:

1. Si deseas editar una nota, haz clic nuevamente en el lápiz junto a la nota que quieras modificar.

2. Puedes añadir más texto, cambiar la información o incluso eliminar la nota si ya no es relevante.

   

3. Gestión de Documentos en ARIA CRM

Otra funcionalidad clave dentro de ARIA CRM es la posibilidad de almacenar y gestionar documentos importantes como contratos, acuerdos o cualquier archivo que necesites tener a mano para tus contactos o clientes.

Paso a Paso para Subir y Organizar Documentos:

• Acceder a la Sección de Documentos:

  • Dentro de la ficha de contacto, dirígete a la sección de Documentos en la parte derecha de la pantalla.

    

• Subir un Nuevo Documento:

  • Haz clic en Agregar Nuevo Archivo o Add a New File.

    

  • Selecciona el archivo que deseas subir desde tu computadora, ya sea un contrato, acuerdo o cualquier documento relevante.

    

  • Haz clic en Cargar y el documento se almacenará en la ficha del contacto.

    

• Ver y Descargar Documentos:

  • Una vez subido el documento, aparecerá en la lista de archivos dentro de la ficha del contacto.

    

• Si necesitas descargarlo, haz clic en los tres puntos junto al archivo y selecciona Descargar o Download.

Cómo Usar la Sección de Tareas en ARIA CRM

1. ¿Qué Son las Tareas en ARIA CRM?

Las tareas en ARIA CRM son actividades o acciones que debes realizar con ciertos clientes o contactos. Pueden ser recordatorios como hacer una llamada, enviar un correo, o cualquier otra acción que necesites realizar dentro de una fecha y hora específica.

2. Cómo Crear una Tarea en ARIA CRM

Paso a Paso:

1. Accede a la Sección de Tareas:

   • Dentro de la ficha de un contacto, verás una opción que dice "Tareas" (o "Tasks"). Haz clic en este botón para comenzar a crear una nueva tarea.

     

2. Agregar una Nueva Tarea:

   • Una tarea puede ser cualquier actividad pendiente. Por ejemplo, "Llamar al cliente mañana a mediodía". Escribe el nombre de la tarea en la casilla correspondiente.

   • Debajo del nombre, puedes agregar una descripción para proporcionar más detalles sobre la acción a realizar.

     

3. Asignar Tareas a Miembros del Equipo

Si trabajas en equipo, puedes asignar tareas a un vendedor o usuario específico dentro de tu equipo. Esta funcionalidad es ideal para que cada miembro del equipo sepa qué acciones deben realizar con cada cliente.

Paso a Paso:

1. Selecciona el Usuario Asignado:

   • En la sección de tareas, verás una opción para asignar la tarea a un miembro del equipo.

   • Selecciona el nombre de la persona que será responsable de completar la tarea. Esta tarea aparecerá automáticamente en su lista de tareas pendientes.

     

4. Establecer una Fecha Límite para la Tarea

Es importante asignar una fecha límite para cada tarea, de modo que sepas exactamente cuándo debe realizarse la acción.

Paso a Paso:

1. Selecciona la Fecha y Hora:

   • Debajo de la tarea y la descripción, verás un campo para asignar la fecha y hora en que debe completarse la tarea. Por ejemplo, puedes seleccionar "mañana al mediodía".

2. Guardar la Tarea:

   • Una vez que hayas configurado la fecha límite, haz clic en el check para confirmar la tarea, y luego haz clic en Guardar.

     

Conclusión

La funcionalidad de notas, tareas y documentos en ARIA CRM te permite gestionar de manera eficiente la información de tus contactos, asegurando que cada detalle importante esté documentado y accesible en todo momento. Ya sea para agregar recordatorios, almacenar contratos o seguir el historial de interacciones, estas herramientas te ayudarán a optimizar tu gestión de clientes y leads.

¡Comienza a utilizar estas funciones hoy mismo y lleva la organización de tus contactos al siguiente nivel!